Transformação digital: por onde começar na empresa?

Comece por um processo que esteja causando atrasos, erros ou trabalho repetido. Entenda como ele funciona hoje, defina o que precisa melhorar e só então escolha a tecnologia para apoiar a mudança. Esse primeiro projeto deve ter um responsável, um resultado que possa ser medido e um escopo que a empresa consiga executar.

Pode ser o acompanhamento de pedidos, a distribuição de ordens de serviço ou o controle de estoque. A escolha depende de onde a operação está perdendo tempo ou deixando de atender bem.

Se a equipe precisa perguntar no grupo de mensagens em que etapa está cada atendimento, por exemplo, há um problema concreto para investigar: as informações existem, mas não estão organizadas de um jeito que permita acompanhar o trabalho.

O que é transformação digital na prática?

Transformação digital é mudar a forma como a empresa opera e entrega valor com o apoio da tecnologia. Isso envolve os processos, as pessoas que os executam e as informações usadas para tomar decisões.

Digitalizar um documento é uma tarefa mais restrita: converter o papel em arquivo. A transformação pode acontecer quando esse arquivo passa a integrar um fluxo de trabalho, com responsável, prazo, aprovação e consulta pelas pessoas autorizadas.

Imagine uma empresa que recebe pedidos por e-mail. Salvar esses e-mails em uma pasta facilita o arquivo. Registrar cada pedido em um sistema, distribuir o atendimento e acompanhar as pendências altera a maneira como a equipe trabalha.

O Sebrae apresenta aplicações que vão da organização financeira à venda pela internet e à automação de processos. O ponto de partida, portanto, pode estar tanto na operação interna quanto na relação com o cliente.

Encontre o problema antes de procurar um software

Converse com quem executa o trabalho. Peça que a pessoa mostre um pedido real, do recebimento até a conclusão, e observe onde ela precisa copiar dados, procurar informações ou esperar uma resposta.

Perguntar apenas qual sistema você gostaria de ter pode produzir uma lista de funções sem esclarecer o problema. Perguntas sobre a rotina costumam ser mais úteis:

• Que informação você precisa procurar todos os dias?
• Em qual etapa o trabalho costuma ficar parado?
• O que precisa ser digitado em mais de um lugar?
• Como você descobre que houve um erro?
• Quem assume a tarefa quando o responsável está ausente?

Anote o que acontece e com que frequência. Um atraso isolado pede uma investigação diferente de uma pendência que se repete em quase todo atendimento.

Para ampliar esse diagnóstico, o Índice de Maturidade Digital do Sebrae contempla cinco temas: processos e gestão, vendas e atendimento, presença digital, comunicação e branding, e finanças e pagamentos. A avaliação pode ajudar a identificar áreas que ficaram fora da primeira conversa.

Qual processo deve ser escolhido primeiro?

Escolha um problema relevante para o negócio e que possa ser tratado com os recursos disponíveis. Considere a frequência, a consequência e a dificuldade de execução.

Um painel com todos os indicadores da empresa pode parecer um bom começo. Mas, se os pedidos ainda são registrados de maneiras diferentes, será preciso organizar a origem dos dados para que o painel mostre informações confiáveis.

Nessa situação, padronizar o registro e o acompanhamento dos pedidos pode ser uma primeira entrega mais útil. O relatório vem depois, apoiado no que a equipe passou a registrar.

Defina o resultado esperado

Modernizar a empresa não permite verificar se o projeto funcionou. Transforme essa intenção em uma mudança observável.

Se o problema é a dificuldade de acompanhar atendimentos, defina o que precisa estar disponível: responsável, prazo, situação atual e motivo de uma eventual pendência. Depois, escolha como avaliar o efeito dessa organização.

Você pode acompanhar o tempo entre o recebimento e a distribuição do pedido, a quantidade de registros incompletos ou o número de atendimentos vencidos. Use indicadores ligados ao problema escolhido.

Meça a situação atual antes da implantação. Sem essa referência, fica difícil distinguir uma melhora real de uma impressão causada pela novidade. Ao comparar períodos, considere também mudanças no volume e no tipo de trabalho.

Organize a rotina e os dados que entrarão no sistema

Antes de automatizar um processo, esclareça suas regras. Quem pode aprovar um desconto? O que caracteriza uma ordem de serviço concluída? Qual informação é obrigatória para iniciar um atendimento?

Se cada pessoa usa um critério, o software precisará de uma definição para executar a tarefa. Essa decisão deve ser tomada por quem responde pelo processo.

Revise também os dados que serão transferidos. Cadastros duplicados, campos sem padrão e planilhas desatualizadas podem exigir correção antes da importação.

Não é necessário arrumar todos os arquivos da empresa para começar. Trabalhe com os dados indispensáveis à primeira etapa e determine quem manterá essas informações atualizadas depois. Organizar a base uma vez não resolve a ausência de uma rotina de cadastro.

Use uma ferramenta pronta ou desenvolva um sistema?

Avalie primeiro se as ferramentas disponíveis atendem às regras essenciais do processo. Durante o teste, execute uma tarefa do início ao fim; uma demonstração de telas não revela todas as dificuldades de uso.

Uma ferramenta pronta pode atender bem quando suas funções correspondem ao trabalho da equipe. Confira as permissões, a exportação dos dados, as integrações necessárias e o custo para o número previsto de usuários.

O sistema sob medida merece avaliação quando existem regras importantes que as alternativas testadas não atendem, ou quando a operação depende de conexões específicas entre ferramentas.

Também é possível combinar soluções. A empresa pode manter o software financeiro que já utiliza e desenvolver uma aplicação para organizar os atendimentos. Antes de escolher esse caminho, confirme a viabilidade da integração e quem ficará responsável por mantê-la.

A decisão precisa considerar implantação, treinamento, suporte e despesas recorrentes, além do preço de contratação.

Teste com quem vai usar todos os dias

Convide usuários do processo escolhido para testar a solução antes de ampliar o uso. Inclua situações comuns e exceções conhecidas: pedido incompleto, troca de responsável, cancelamento e correção de cadastro.

Observe onde a pessoa precisa de ajuda e quais tarefas continuam sendo executadas fora da ferramenta. Uma planilha paralela pode indicar que falta uma função, que a regra não ficou clara ou que o treinamento não foi suficiente. Investigue o motivo antes de exigir que ela seja abandonada.

Defina quem receberá as dúvidas e quem poderá aprovar mudanças. Sem esse responsável, cada sugestão pode virar uma solicitação separada, aumentando o escopo antes de a primeira etapa estar consolidada.

Quanto custa começar a transformação digital?

O investimento depende do problema escolhido e da solução necessária. Uma primeira etapa pode envolver configurar uma ferramenta existente e orientar a equipe. Outra pode exigir migração de dados, integração e desenvolvimento.

Peça que o orçamento discrimine as despesas de implantação e as de operação. Inclua o tempo que a própria equipe precisará dedicar ao levantamento, aos testes e ao treinamento.

Para avaliar a proposta, relacione cada entrega ao resultado esperado. Se o objetivo é acompanhar pedidos, precisa ficar claro como eles serão registrados, quem atualizará o andamento e como as pendências serão consultadas.

Evite assumir uma economia antes de medir o processo. O projeto pode ter como benefício principal a rastreabilidade das tarefas ou a redução de erros, e esses resultados também precisam de critérios de avaliação.

E depois do primeiro projeto?

Amplie a mudança quando a primeira etapa estiver sendo usada e houver evidências de que ela atende ao problema escolhido. Verifique se os registros estão completos, se a equipe consegue executar a rotina e se as pendências têm responsáveis.

As próximas necessidades ficam mais claras com o uso. Depois de organizar os atendimentos, por exemplo, a empresa pode perceber que precisa conectar a agenda à disponibilidade dos técnicos. Essa é uma decisão apoiada no funcionamento do processo.

Quer começar a transformação digital na sua empresa? Descreva à Plils uma tarefa que hoje depende de planilhas, mensagens ou controles separados. Informe quem participa dela e onde o trabalho costuma parar. Converse sobre um sistema sob medida para avaliar quais funções precisam entrar na primeira etapa.