Software pronto ou sob medida: qual escolher para minha empresa?

Essa dúvida costuma aparecer quando uma empresa começa a perceber que planilhas, ferramentas separadas e processos manuais já não acompanham mais a operação.

De um lado, existem softwares prontos, que podem ser contratados praticamente na hora. Do outro, existe a possibilidade de desenvolver um sistema específico para a empresa.

Não existe uma resposta universal.

Um software pronto pode resolver muito bem determinados problemas. Em outros casos, ele acaba obrigando a empresa a adaptar toda a operação à forma como a ferramenta foi construída.

O ponto principal é entender qual das duas situações está acontecendo no seu negócio.

O que é um software pronto?

Software pronto é uma solução desenvolvida para atender várias empresas ao mesmo tempo.

CRMs, sistemas de gestão, plataformas financeiras, ferramentas de atendimento e ERPs normalmente seguem esse modelo.

A empresa desenvolvedora define como o sistema funciona, cria um conjunto de funcionalidades e vende o acesso para diferentes clientes.

Na prática, sua empresa entra em uma estrutura que já existe.

Isso traz uma vantagem evidente: velocidade.

Dependendo da ferramenta, é possível contratar hoje e começar a utilizar ainda no mesmo dia.

Também existe outra vantagem importante: o custo inicial costuma ser menor.

Como o mesmo software é utilizado por centenas ou milhares de empresas, o custo de desenvolvimento é distribuído entre vários clientes.

O problema aparece quando o funcionamento da empresa começa a fugir do padrão previsto pelo sistema.

Imagine, por exemplo, uma empresa que possui uma sequência própria para receber pedidos, aprovar propostas, gerar ordens de serviço, separar materiais, acompanhar equipes externas e emitir documentos.

Um software pronto talvez consiga executar cada uma dessas tarefas. Mas não necessariamente da mesma forma que a empresa executa.

É nesse momento que surgem adaptações, planilhas paralelas, campos improvisados e processos feitos fora do sistema.

O que é um software sob medida?

Um software sob medida parte de uma lógica diferente.

Em vez de encontrar uma ferramenta pronta e adaptar a empresa a ela, o sistema é desenvolvido considerando o processo que já existe, ou o processo que a empresa pretende criar.

Isso permite construir fluxos específicos.

Por exemplo, um cliente pode entrar no CRM, gerar uma proposta comercial, transformar essa proposta automaticamente em uma ordem de serviço e, depois da execução, gerar documentos, certificados ou relatórios.

Tudo dentro do mesmo ambiente.

Também é possível integrar informações que antes estavam espalhadas entre WhatsApp, planilhas, e-mails e diferentes plataformas.

Essa flexibilidade é uma das principais vantagens de um sistema personalizado.

Mas ela possui um custo.

Desenvolver um software exige levantamento de requisitos, planejamento, desenvolvimento, testes e implantação.

Por isso, normalmente existe um investimento inicial maior e um tempo de desenvolvimento que simplesmente não existe na contratação de uma ferramenta pronta.

Quando um software pronto faz mais sentido?

Nem todo problema empresarial precisa de desenvolvimento personalizado.

Se sua empresa possui uma necessidade relativamente comum, provavelmente já existem boas ferramentas disponíveis.

Uma pequena equipe comercial que precisa apenas registrar clientes, oportunidades e negociações, por exemplo, dificilmente precisa começar construindo um CRM próprio.

O mesmo vale para tarefas como emissão de notas fiscais, armazenamento de arquivos ou gestão básica de projetos.

Nesses casos, utilizar uma solução existente costuma ser mais rápido e econômico.

Software pronto também pode ser interessante quando a empresa ainda está estruturando seus processos.

Se nem mesmo a equipe sabe exatamente como determinada operação deveria funcionar, transformar esse processo em software pode significar digitalizar um problema que ainda não foi resolvido.

Primeiro é preciso entender o processo. Depois, automatizá-lo.

E quando o software sob medida começa a fazer sentido?

Normalmente existe um sinal bastante claro: a empresa começa a trabalhar ao redor do software.

É comum encontrar operações em que o sistema principal executa uma parte do processo, uma planilha controla outra, o WhatsApp contém informações importantes e alguém precisa juntar tudo manualmente.

Outro sinal aparece quando existem muitos procedimentos internos específicos.

Quanto mais particular for a operação da empresa, maior a chance de um sistema genérico não conseguir representá-la completamente.

Também existe a questão de escala.

Uma tarefa manual que leva dez minutos pode parecer irrelevante quando acontece cinco vezes por mês. Quando passa a acontecer centenas de vezes, deixa de ser irrelevante.

Automatizar pequenas tarefas repetitivas pode representar dezenas ou centenas de horas economizadas ao longo de um ano.

O custo não deve ser analisado apenas pela mensalidade

Essa talvez seja uma das comparações mais importantes.

Imagine um software que custa R$ 300 por mês. À primeira vista, ele parece muito mais barato do que desenvolver uma solução personalizada.

Mas considere que cinco funcionários precisam gastar aproximadamente 30 minutos por dia transferindo informações entre esse sistema e uma planilha porque determinada funcionalidade não existe.

São cerca de 2 horas e 30 minutos de trabalho por dia.

Em aproximadamente 22 dias úteis, isso representa 55 horas de trabalho por mês.

O custo real da ferramenta, portanto, não é apenas sua mensalidade. Também existe o custo operacional causado pelas limitações dela.

Isso não significa que desenvolver um software próprio automaticamente seja mais barato. Significa apenas que a comparação precisa considerar o processo inteiro.

Software pronto x software sob medida

De maneira simplificada, a diferença pode ser vista assim:

Software pronto

Costuma ter implantação rápida, investimento inicial menor e funcionalidades já testadas por diversos usuários.

Em contrapartida, possui limites de personalização e normalmente exige que a empresa adapte parte dos seus processos ao funcionamento da plataforma.

Software sob medida

Exige maior investimento inicial e um período de desenvolvimento.

Por outro lado, permite construir processos específicos, integrar diferentes áreas da empresa e evoluir o sistema conforme a operação cresce.

Existe ainda uma terceira possibilidade, bastante comum na prática: utilizar os dois.

Uma empresa pode continuar utilizando ferramentas prontas para funções padronizadas e desenvolver apenas o sistema responsável pelos processos realmente específicos da operação.

Não faz sentido reconstruir tudo. O objetivo deveria ser desenvolver apenas aquilo que gera uma vantagem operacional real.

Faça estas perguntas antes de decidir

Antes de contratar ou desenvolver um sistema, vale observar como sua empresa trabalha hoje.

• Quantas ferramentas diferentes são utilizadas para concluir um único processo?
• Existem informações duplicadas em vários lugares?
• Funcionários precisam copiar dados manualmente entre sistemas?
• Existem planilhas essenciais para a operação?
• Algum processo depende excessivamente de uma pessoa específica?
• Sua equipe precisa constantemente criar soluções improvisadas porque o sistema atual não possui determinada função?

Responder essas perguntas geralmente revela muito mais do que simplesmente comparar uma lista de funcionalidades.

A melhor escolha depende do problema

Se existe uma ferramenta pronta que resolve 90% da necessidade da empresa sem criar problemas operacionais relevantes, provavelmente não existe motivo para desenvolver um software do zero.

Mas quando a operação possui processos específicos, muitas ferramentas desconectadas ou tarefas manuais que começam a consumir tempo demais, um sistema desenvolvido sob medida pode começar a fazer sentido.

A decisão não deveria ser baseada apenas em escolher entre comprar ou desenvolver.

A pergunta mais importante é outra: o software está se adaptando à sua empresa ou sua empresa está constantemente tentando se adaptar ao software?

Quando essa segunda situação começa a limitar a operação, talvez seja o momento de avaliar uma solução construída especificamente para o seu negócio.